domingo, 29 de julio de 2012

La productividad personal


Hace unos días, navegando buscando otras cosas, me encontré con un artículo y me hizo que pensar en la productividad personal. Tanto es así que, desde mi perspectiva, me gustaría comentarla, ya que en esta época de crisis, parece ser que la gente se le ha olvidado esto de la “productividad personal”, y siguen haciendo y deshaciendo como si les sobrase el dinero y el tiempo, o como si ganarlo fuese igual de fácil que hace 5 años. Evidentemente también hay gente que está tocando de pies al suelo y ve la realidad actual, por lo que están comedidos en este aspecto. También nos encontramos con aquellos que por el hecho de ganar algo menos (en especial por los recortes  empresariales y por los impuestos gubernamentales), aunque se dan cuenta de que estamos en crisis, gritan, aúllan y se rasgan las vestiduras, como si fuesen ellos los más perjudicados en la faz de la tierra, cuando la mayoría de los que están en peores condiciones, son los que ven todo de forma más positiva.

Creo que lo mejor será explicando que es la “productividad personal”, ya que veo a más de uno a puesto cara de no saber de lo que hablo o con cara de “a este se le ha ido la olla!!”

Productividad

La RAE (Real Academia de la lengua Española) define productividad como “Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra, materiales, energía, etc.

O dicho de otra forma, es conseguir los objetivos marcados, utilizando óptimamente de los recursos disponibles. Con ello nos referimos a que además de conseguir el objetivo marcado, sino que se debe realizar de forma eficaz.

 

Personal

Se hace referencia a la persona únicamente,  aquí y ahora no sirven los conceptos de grupo, que en Internet podemos encontrar cientos de explicaciones de ello, más teniendo en cuenta que las personas actualmente raras veces trabajan solas; unas veces en el marco del equipo de producción de una empresa, otras con colaboradores para el trabajo de algún independiente. Pero aun así, si se desea mejorar la productividad del conjunto, del equipo, del grupo, de los colaboradores, se debe empezar por cuidar la productividad de las personas.

 

Eficiencia y Eficacia

Siempre se habla que para mejorar esto o mejorar aquello, se debe ser más eficiente y eficaz. Esto quiere decir que las cosas las puedes intentar hacer en menos tiempo o puedes elegir las cosas que haces con más inteligencia. En el primer caso estás mejorando la eficiencia de tu trabajo y en el segundo caso hablamos de incrementar la eficacia.

Desgraciadamente nos solemos encontrar con mucha gente que opina que es exactamente lo mismo una cosa y la otra; o sea que mejorar el rendimiento sólo pasa por hacer más en menos tiempo.

Lo cierto es que sería ideal poner en practica los dos conceptos simultáneamente, pero en la práctica, pocas veces nos permite hacerlo, ya que dependiendo del trabajo, del proceso, del ambiente circundante, predominará uno sobre el otro. Lo importante es que cada uno de nosotros debemos poder detectar cual es el que en cada momento debe imprimar sobre el otro. Obviamente, lo mejor es optimizar ambos aspectos de nuestro trabajo, para avanzar hacia nuestros objetivos con el mínimo uso de recursos.

 

El barco se hunde


Para poder explicar cómo mejorar nuestra Productividad Personal, podemos empezar por asimilar nuestra situación, y para entenderla podemos imaginarnos que somos capitanes de un barco. Como capitán de este barco que lleva nuestro nombre, tenemos dos responsabilidades: hay que controlar el barco –asegurarnos que el motor funciona bien, que tenemos suficiente comida, que la tripulación sabe qué hacer, etc. – y mantener el rumbo – verificar la brújula, planificar la ruta, etc.

Si el barco se encuentra en una tormenta y se está hundiendo –algo parecido a la situación actual de mucha gente– queda claro qué la prioridad en este momento es recuperar el control. Cuando estaremos fuera de la tormenta, volveremos a ocuparnos de regresar a la ruta correcta.

 

Primero control, luego objetivos

Cuando por fin decidimos mejorar nuestra Productividad Personal, lo que solemos hacer es empezamos a fijarnos objetivos. El problema es que para poder llegar a estos objetivos, hay que tener muy claro los proyectos y crear las correspondientes tareas. Como solemos tener demasiado trabajo, queda claro que crear más tareas para cumplir nuestros objetivos, es claro que no es la solución. Si queremos definir y determinar nuestras metas, lo que primero debemos hacer, necesitamos hacer, es controlar nuestra vida para tener espacio de maniobra para cualquier situación.

Y en caso que nos faltaran ambos eficiencia y eficacia, lo mejor es trabajar primero la eficiencia – que equivale al control –, sin olvidar que más tarde habrá que pensar también en el rumbo de nuestra vida.

Porque no avanzamos, procrastinamos

¿Qué es procrastinar? Significa postergación o posposición; es la acción o hábito de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyéndolas por otras situaciones más irrelevantes y agradables.

Una persona verdaderamente productiva tiene una característica muy importante: hace cosas y no las pospone para otro momento.

Podemos planificar todo lo que queremos hacer, usar el mejor gestor de tareas, tener el plan de proyecto más completo y dedicar semanas en desarrollar nuestros objetivos… todo esto no sirve de nada si al final no finalizamos ninguna acción.

Pero esto no es todo: como hay más trabajo que horas (y esto no es falso, ni en estos momentos), no es suficiente solo finalizar las tareas. Debemos hacer una elección: cuáles son las cosas que haremos y cuáles son las cosas que dejaremos de hacer. Hay que identificar las tareas importantes, las tareas que nos dan más beneficios a largo plazo y dedicar nuestros esfuerzos a estas tareas.

Por ello, si realmente queremos ser productivos, solo nos resta seguir dos pasos:
1.       Decidir qué vamos a hacer (y por tanto, decidir qué no vamos a hacer)
2.       Hacerlo.

Aunque parece demasiado fácil, a la práctica no lo es. Nos solemos encontrar en bastantes ocasiones que hay una tarea es más importante que otras, pero que nos dedicamos a hacer otras cosas menos importantes. Aunque mañana vence el plazo de entrega de un proyecto, antes de ponernos a redactarlo, primero consultamos los mail que nos han llegado (y el Facebook aquellos que tienen la “drogodependencia” más fuerte). Sabes que tú jefe o cliente está esperando el informe, pero lo que primero haces es organizar los papeles que tienes en la mesa, por decimoquinta vez. Somos conscientes de que hay tareas importantes para finalizar, Pero dedicamos tiempo a otras cosas.

Este comportamiento se llama procrastinar. Existen varias razones porque procrastinamos y cada causa tiene sus soluciones. En todos los casos, el primer paso es ser consciente de que lo estamos haciendo. Ahora mismo estás leyendo este texto. ¿Realmente es el mejor uso de tu tiempo? Espero que la respuesta sea un rotundo, porque la información en este artículo te ayuda a mejorar tu forma de trabajar, dando mejores resultados a largo plazo.

Para empezar a eliminar la procrastinación, debemos analizar el uso de nuestro tiempo. ¿A qué tareas hemos dedicado más tiempo? Podemos hacer un control de uso de tiempo en una sencilla hoja de papel: cada 15 minutos apuntas qué estás haciendo en este momento. Después de algunos días tendremos suficientes datos para analizar cómo estamos usado nuestro tiempo.

Inténtalo durante unos días, de lunes a viernes, por ejemplo, los resultados te sorprenderán.

Hay más trabajo que horas

Aunque p arece una contradicción, pero hoy en día, en plena crisis económica, el volumen de trabajo que tenemos es más grande que nunca. Tenemos que avanzar nuestras empresas, hacer más eficaz a las instituciones públicas, y todo esto con menos personal. La única manera de hacerlo es trabajar más inteligente: elegir qué vale la pena hacer y qué hay que dejar de hacer.

Debemos mirar atentamente las acciones que tenemos pendientes en este momento: hay 32 mensajes de correo sin leer en la bandeja de entrada, tenemos que escribir tres presupuestos para clientes nuevos, dentro de una hora empieza la reunión departamental, hay que cambiar el aceite del coche, la semana que viene es el cumpleaños de nuestra pareja – ¿ya tienes regalo? –, te gustaría aprender inglés, tienes que finalizar el informe sobre los resultados del proyecto, hay que planificar las sesiones de evaluación del personal, el antivirus no se actualiza, etc.

 

Tienes demasiado trabajo

Si gastásemos parte de nuestro preciado tiempo en realizar  una lista de todas las acciones pendientes, tendremos al menos cien tareas. Si realizásemos todas las tareas, necesitaremos al menos un mes para finalizarlas todas. Pero cada día se reciben veinte emails y cincuenta llamadas con nuevas tareas. Cada día recibimos más trabajo nuevo y el volumen total de cosas pendientes crece. Muchas veces apuntamos estas nuevas tareas, pero ya sabemos que muchas de ellas no vamos a tener la posibilidad de hacerlas.

 

Decir no

Para poder realizar las cosas realmente importantes, debemos aprender a decir una palabra que a muchos les cuesta horrores decirla: NO. Debemos aprender a desechar tareas no son tan importantes para nuestros proyectos. El mejor momento para eliminar trabajo es cuando recibes la petición de una tarea nueva, de lo contrario, la lista crecerá y crecerá y crecerá….

El único problema es, ¿cómo saber qué tareas puedes descartar? ¿Cómo puedes establecer prioridades?

 

¿A qué te dedicas?

Las dos únicas razones reales para realizar una tarea son la responsabilidad o la acción que ayuda a lograr los objetivos a largo plazo. Nuestras responsabilidades describen la situación actual: qué tenemos que hacer y cuáles son las cosas que nos impiden conseguir el objetivo. Nuestros objetivos explican qué cambios queremos aplicar a esta situación actual. Si una tarea no es responsabilidad nuestra ni nos ayuda con nuestros objetivos, es de lógica que no deberíamos hacer esta tarea, ya que realmente pertenece a otra persona que quiere que se la hagamos por ella.

Tener claro cuáles son nuestras responsabilidades y objetivos es la única condición inamovible para poder descartar tareas. Si no tenemos claro a qué nos dedicamos, acabaremos con demasiado trabajo para hacer.


Papá Vader

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