El Concepto es el Concepto - 3

En diciembre de 2011 realicé un par de artículos sobre los conceptos de lo que debe hacer cada uno de los participantes en un evento y su denominación, a raíz de una convención Steampunk que participe en organización, ya que hubo gente que, por el hecho de conocernos, se creían con el derecho de poder decidir en el evento (http://papavader.blogspot.com.es/2011/12/el-concepto-es-el-concepto-1.html - http://papavader.blogspot.com.es/2011/12/el-concepto-es-el-concepto-2.html). Y hasta de enfadarse porque no hicimos lo que nos decían.

En las Strategic Land de este año 2016, ha habido un conflicto de concepto por parte de gente externa a organización, y es por ello que vuelvo a recordar el tema.

Ya comentaba en el segundo artículo que “no todo el monte es orégano”, ni todos los que intervienen en el evento o conocen a alguien de organización, son organizadores. “El que quiera agua, que se moje el culo” y si quieres estar en Organización de un evento, primero lo pides, se te valora y, si entras, debes responsabilizarte de lo que hayas hecho bien y de lo que hayas hecho mal.

Ponerse las medallas de los que estamos en organización o intentar quitárselas, eso lo sabe hacer hasta el más tonto del pueblo. Y culpar de lo que tu has hecho mal a otro, también.

En la organización de un evento existen unos “rangos” o escalafones. Esto es así para evitar justamente que todos manden, que nadie haga nada y, sobretodo, que haya alguien que pueda tomar una única decisión, en momentos de criticidad suma.

Y es por ello que intentaré volver a explicarlo, pero esta vez desde la cúspide de la pirámide hacia la base.

EL CONCEPTO ES EL CONCEPTO

ORGANIZACIÓN:

Organización es el conjunto de todos los miembros que determinan los puntos necesarios para crear el propósito principal del evento y trabajan para la consecución de ese objetivo fijado. Todos ellos trabajan de una forma directa, responsable e involucrados en todas y cada una de las facetas del evento a las que les ha tocado trabajar; la cooperación entre todos los organizadores es esencial para que el evento consiga el objetivo y que no haya ningún problema antes ni durante el evento.

Organización se puede dividir en diferentes “tentáculos”, tantos como se hayan decidido en reuniones de organización.

COORDINADOR:

El coordinador del evento, también conocido como DIRECTOR del evento, es el miembro que vela por el correcto cumplimiento de ejecución de los trabajos asignados a los equipos creados para las diferentes áreas del evento. Sobre él recae toda la responsabilidad de que el evento consiga el objetivo preestablecido.  Es quien debe dar las directrices a los equipos de trabajo. También debe ser la imagen del evento, el relaciones públicas y el dueño y señor de la idea y ejecución del evento. Repartir esta responsabilidad entre más de una persona es contraproducente, ya que se corre el riesgo de lentitud en las tomas de decisiones, en el cruce de directrices opuestas y en buscar culpables antes que soluciones durante el evento. Debe ser el motor, impulsor y saber “tirar del carro” en los momentos más difíciles antes y durante la ejecución del evento. Y lo más importante, debe tener la facultad de poder tomar decisiones con una muy alta rapidez para solventar los problemas que surjan durante el evento y saber de que recursos dispone en todo momento. En pocas palabras: el que domina realmente el cotarro.

Esta figura, aunque parezca mentira y haya gente que lo cuestiones SIEMPRE TIENE QUE EXISTIR EN LOS EVENTOS.

EQUIPO DE TRABAJO:

Estos equipos son los “tentáculos” de la Organización. Se crean para que cada área de un evento pueda tener una cierta autonomía, y puedan trabajarse de forma simultánea en base a las directrices impuestas en las reuniones o por el coordinador. Sólo existen cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente y en equipo, para obtener un objetivo común. Estos equipos pueden tomar las decisiones necesarias para que su área funcione correctamente. Pero esas decisiones estarán supeditadas por la decisión final del coordinador.

PATROCINADORES:

Los patrocinadores, también llamados Sponsors, son las empresas que han pactado con organización de dotar de material, recursos o dinero al evento, a fin de que su marca o el producto que desea promover, éste presente dentro del evento y anunciado de forma visual y fácil. El patrocinador realiza esta acción para darse a conocer o buscar un mejor posicionamiento por encima de su competencia, por lo que apoyará el evento en las condiciones establecidas entre ambos.

A pesar de que existe la creencia errónea de que los patrocinadores son los que mandan en un evento por encima de organización, eso es totalmente erróneo. Este concepto se tiene, ya que de vez en cuando hay algunos fabricantes que crean sus propios eventos, por lo que dejan de ser patrocinadores, para convertirse en organizadores.

Los patrocinadores, a menos que el evento sea suyo, no pertenecerán nunca a organización, por lo que ellos no deciden nunca nada del evento. Sólo proponen y es organización quien decide aceptar o no la propuesta. Por lo que el fabricante sólo puede hacer dos cosas; si está de acuerdo con la decisión de organización, aceptarla y actuar según ella, y si están en desacuerdo, renegociar condiciones o retirarse del evento.

COLABORADORES:

Cuando el evento esta creado y los equipos de trabajo están en pleno funcionamiento, debemos tener en cuenta que se necesitan colaboradores para llevar a buen término cada una de las áreas. Son los voluntarios, tanto personas como entidades, que se involucran en las actividades en las que quieren colaborar. Un ejemplo de colaborador es el personal de una empresa patrocinadora que ha venido a hacer la demonstración de un producto determinado. También podemos denominar colaboradores a los Pnj’s de un juego de Rol en Vivo, que permiten llevar a término el buen hacer del evento, supeditados por los árbitros de juego, que a su vez pueden ser también sólo colaboradores. O a la asociación que presenta una mesa para hacer la demostración de wargame, dentro de otro evento mayor no exclusivo de una única asociación.

PARTICIPANTE/ASISTENTES/PUBLICO:

Le podemos llamar de cualquiera de las tres formas, pero es exactamente lo mismo. En Marketing se les denomina Target.

Es realmente la parte más importante del evento. Si en el evento no viene nadie a disfrutar de las actividades que los equipos de trabajo y colaboradores han estado preparando, este habrá sido un rotundo fracaso.

Espero que se haya entendido.

Y si no, Papá Vader volverá a explicarlo nuevamente en otra ocasión.

Papá Vader.