El Concepto es el Concepto - 2

En el primer artículo indicaba los tipos de eventos que existen, dentro de los más habituales en los temas lúdico/culturales. Y ahora le toca el turno a la tipología de personas que intervienen en ellas.

Si hace unos días me encontré con gente que llamaban Convención a cualquier cosa que montaban (la moda… que le vamos a hacer!), hace algo más me encontré con gente que conoce a otros que participan en el montaje de una quedada o una jornada, y por ese simple hecho se autodenominaban organizadores del evento. Si echamos mano al tan abundante refranero español, podemos rescatar aquel que dice “con ayuda de mi vecino, mi padre mató a un cochino”.

A ver, caballeros, “no todo el monte es orégano”. Ni todos los que intervienen en un evento son organizadores, no los que miran tampoco. “El que quiera agua, que se moje el culo”, que para eso estudiamos en las escuelas, institutos y facultades, para saber trabajar.

Ponerse las medallas de los que trabajan, eso incluso el más tonto sabe hacerlo. Es por ello que lo mejor es explicar que es cada cosa. Conocer el concepto de cada uno de las tipologías de las personas que intervienen en los eventos.

EL CONCEPTO ES EL CONCEPTO.

Y para eso, empezaremos desde abajo hacia arriba.

PÚBLICO: Por definición es el sujeto objeto del evento y reviste una importancia fundamental no solo como destinatario sino también por la comunicación privilegiada que se establece entre él y el resto de miembros y tipologías del evento. En un evento, la condición óptima para el éxito del mismo es la empatía que debe existir entre los que montan el tinglado y el público que participa.

PARTICIPANTE: Se debe definir como una tipología diferente a la de público, ya que los primeros pueden ser sólo como meros espectadores que miran el evento, también muy importantes, mientras que los participantes son los que interactúan activamente en el evento. Como participantes debemos entender no sólo a la parte del público “activo”, sino también al resto de miembros que colaboran en el evento. Todo el que interactúa, tanto como espectador o público como desde dentro de organización, todos son participantes y así deben ser tratados por igual.

JUGADOR: Un jugador es un participante activo de la parte del público, en el caso de un evento lúdico, que ha venido con la intención de interactuar y divertirse. Suele ser el público objetivo de un evento, aunque no necesariamente el único.

COLABORADOR: Por colaborador se refiere abstractamente a toda persona que se involucre en el trabajo de llevar a buen término el evento. No necesariamente debe ser miembro de organización. Un ejemplo de colaborador es el personal de una empresa patrocinadora que ha venido a hacer la demo de un juego determinado. También podemos denominar colaboradores a los Pnj’s de un Rol en Vivo, que permiten llevar a término el buen hacer del evento, supeditados por los árbitros de juego, que a su vez pueden ser también sólo colaboradores.

PATROCINADOR: El patrocinador es una empresa que ha llevado a término un convenio con organización, a fin de que éste presente la marca o el producto que desea promover la empresa patrocinadora dentro del evento. El patrocinador suele buscar un mayor conocimiento de su marca o producto o bien un posicionamiento concreto de los mismo en el sector, por lo que apoyará el evento en las condiciones establecidas entre ambos. Por ello, la organización del evento recibe de los patrocinadores una contraprestación, o económica (raras veces en eventos lúdico/culturales) o con material que el fabricante posee, bien para la entidad o bien para ofrecer como premios en el evento. Muchas compañías quieren a cambio que su logotipo aparezca en toda publicidad que se realice.

ORGANIZADOR: Se entiende por organizador a cada uno de los miembros que dentro de las actividades trabajan de forma directa, responsable y involucrados profesionalmente en todas y cada una de las facetas del evento; la cooperación entre todos los organizadores es esencial para la existencia de la organización y sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para obtener un objetivo común.

COORDINADOR: Dentro de organización, es el miembro o miembros que velan por el correcto cumplimiento de ejecución de los trabajos asignados a los equipos creados desde organización para la realización de llevar a buen término las diferentes áreas del evento.  Se podría decir que son miembros del Staff organizativo. Realmente sobre estos miembros recae toda la responsabilidad del buen hacer del evento. En el caso de no existir esta figura en el evento, se corre el riesgo de no responsabilidades por parte del equipo que ha fallado en el área correspondiente.

DIRECTOR: El Director del evento es la persona sobre la que recae todo el peso  de que todo salga bien o salga mal. Es quien debe dar las directrices a los coordinadores o Staff organizativo, según el diseño realizado. También debe ser la imagen del evento, las relaciones públicas y el dueño y señor de la idea y ejecución del evento. Repartir esta responsabilidad entre más de una persona se corre el riesgo de lentitud en las tomas de decisiones, en el cruce de directrices opuestas y en buscar culpables antes que soluciones durante el evento. Debe ser el motor, impulsor y saber “tirar del carro” en los momentos más difíciles antes y durante la ejecución del evento. Y lo más importante, tener un poder de decisión con una muy alta rapidez para solventar los problemas que surjan durante el evento y saber cuáles que dispone en todo momento. En pocas palabras: el que domina realmente el cotarro. Esta figura, aunque parezca mentira y haya gente que lo cuestiones SIEMPRE TIENE QUE EXISTIR EN LOS EVENTOS.

Y aquí finaliza esta segunda y última entrega de tener los conceptos claros en los eventos.

EL CONCEPTO ES EL CONCEPTO.

Saludos.

Papá Vader.